BAB
1
PENGENDALIAN
INTERN DAN AKUNTANSI UNTUK KAS
Kas
adalah aktiva yang memiliki dan digunakan pada hamper dan semua perusahaan. Kas
meliputi uang tunai (uang kertas maupun uang logam), dan kertas-kertas berharga
yang dapat disamakan dengan uang, serta simpanan di bank yang dapat digunakan
sewaktu-waktu (misalnya rekening giro).
Kas
dapat diubah menjadi aktiva lain dan digunakan untuk membeli barang atau jasa,
serta memenuhi kewajiban dengan lebih mudah bila dibandingkan dengan aktiva
lainnya. Oleh karena itu kas juga dapat disebut aktiva liquid (cair). Oleh karena sifatnya yang sangat liquid , kas
sering menjadi sasaran kecurangan atau pencurian. Itulah sebabnya dalam
akuntansi untuk kas, prosedur-prosedur untuk melindunginya dari pencurian dan
penyalahgunaan sangat penting artinya. Prosedur-prosedur pengendalian intern
yang akan diterangkan dalam bab ini sebenarnya dapat diterapkan pada semua
aktiva lain yang dimiliki perusahaan, namun penerapannya atas kas dipandang
sangat penting.
PENGENDALIAN
INTERN
Dalam
perusahaan kecil, pemilik perusahaan dapat melakukan pengawasan atas semua
operasi perusahaan melalui pengawasan langsung dan terlibat langsung dalam
operasi perusahaannya. Sebagai contoh, pemilik biasanya menangani sendiri
pembelian semua aktiva dan jasa yang digunakan dalam perusahaan. Pemilik yang
sekaligus merangkap sebagai manajer ini biasanya juga mengangkat dan mengawasi
karyawan, menangani kontrak-kontrak, dan menandatangani cek. Oleh karena itu
jika manajer akan menandatangani cek yang akan dikeluarkan untuk pembelian
barang atau jasa, ia dapat mengetahui dengan pasti bahwa barang atau jasa
tersebut benar-benar telah diterima. Akan tetapi jika perusahaan telah
berkembang menjadi perusahaan besar, maka kontak-kontak langsung seperti
dlukiskan diatas menjadi sulit untuk dilakukan. Untuk mengatasi hal itu , dalam
menjalankan perusahaan, manajer harus mendelegasikan sebagian wewenangnya dan
mengandalkan pada prosedur-prosedur pengendalian intern.
Sistem
pengendalian intern yang dirancang dengan baik akan dapat mendorong
ditetapkannya kebijakan manajemen. Selain itu juga mendorong terciptanya
efesiensi operasi; melindungi aktiva perusahaan dari pemborosan, kecurangan dan
pencurian; serta menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan bisa dipercaya.
Prosedur-prosedur
pengendalian intern berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan yang
lainnya dan bergantung pada beberapa factor, seperti sifat operasi dan besarnya
perusahaan, namun demikian prinsip-prinsip pengendalian intern yang pokok dapat
diterapkan pada semua perusahaan. Tujuh buah prinsip pengendalian intern yang
pokok meliputi:
1) Penetapan
tanggungjawab secara jelas.
2) Penyelenggaraan
pencatatan yang memadai.
3) Pengasuransian
kekayaan dan karyawan perusahaan.
4) Pemisahan
pencatatan dan penyimpanan aktiva.
5) Pemisahan
tanggungjawab atas transaksi yang berkaitan.
6) Pemakaian
peralatan mekanis (bila memungkinkan).
7) Pelaksanaan
pemeriksaan secara independen.
Ketujuh
pbuah prinsip pengendalian intern di atas akan dibahas dalam uraian berikut.
Penetapan
tanggung jawab secara jelas
Untuk
menciptakan pengendalian intern yang baik, manajemen harus menetapkan
tanggungjawab secara jelasdan tiap orang memiliki tanggungjawab untuk tugas
yang diberikan kepadanya.apabila tanggungjawab tidak jelas dan terjadi kesalahan,
maka akan sulit untuk mencapai siapa yang akan bertanggungjawab atas kesalahan
tersebut.sebagai contoh bila dua orang petugas bagian penjualan menggunakan
satu buah peti penyimpanan uang yang sama dan terjadi kekurangan kas, maka akan
sulit untuk mencari petugas yang mana yang telah melakukan kesalahan. Biasanya
mereka akan saling menyalahkan, dan saling melempar tanggungjawab. Untuk
mengatasi masalah semacam itu, manajemen menyediakan peti penyimpanan uang yang
khususuntuk semua petugas atau salah satu petugasdiberi tanggungjawab untuk
menangani pemberi uang kembalian.
Penyelenggaraan
pencatatan yang memadai
Untukmelindungi
aktiva dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang ditetapkan,
maka perlu pencatatan yang baik. Catatan yang dipercaya bisa menjadi sumber
informasi yang dapat digunakan manajemen untuk memonitor operasi perusahaan.
Sebagai contoh apabila perusahaan tidak memiliki catatan yang terinci mengenai
peralatan pabrik dan perlengkapan lainnya, maka kehilangan salah satu
diantaranya dapat terjadi tanpa diketahuinya, atau kalaupun diketahui sulit
untuk melacaknya. Contoh lain apabila perusahaan tidak memiliki daftar rekening
atau kode rekening tidak ditaati sebagaimana mestinya, maka transaksi akan
dicatat pada rekening yang salah. Akibatnya manajemen tidak menyadari bahwa
transaksi tersebut telah melewati kewajaran.
Untuk menciptakan pengendalian
intern yang baik perusahaan harus
merancang formulir-formulir (business papers) secara cermat sesuai dengan
kebutuhan, dan menggunakan dengan benar. Sebagai contoh, apabila formulir order
penjualan dirancang dengan baik, maka petugas penjualan dapat mencatat
informasi secara tepat dan efisien, tanpa ditunda-tunda sehingga pembeli tidak
usah menunggu terlalu lama. Selain itu apabila formulir order diberi nomor urut
tercetak dan diawasi penggunaannya, maka petugas penjualan dapat diberi
tanggung jawab mengenai pemakaian formulirr yang berada dibawah pengawasannya.
Dengan cara seperti ini, petugas penjualan tidak mungkin menyembunyikan penjualan, memusnahkan dokumen penjualan, dan
memgambil uangnya.
Pengasuransian
kekayaan dan karyawan perusahaan
Kekayaan
perusahaan harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai.
Demikian pula karyawan yang menangani kas dan surat-surat berharga harus
dipertanggungkan, salah satu cara mempertanggungkan karyawan ialah dengan cara
membeli polis asuransi atas kerugian yang diakibatkan pencurian oleh karyawan.
Cara seperti ini akan mengurangi pencurian, karena perusahaan asuransi
(penanggung) akan melakukan pengusutan, seandainya terjadi kekurangan
(kehilangan) kas.
Pemisahan
pencatatan dan penyimpanan aktiva
Prinsip
pokok pengendalian internmasyarakat bahwa pegawai yang menyimpan atau
bertanggung jawab pada aktiva tertentu, tidak diperkenekan mengurusi catatan
akuntansi atas aktiva yang bersangkutan. Apabila prinsip ini diterapkan,
pegawai yang bertanggungjawab atas suatuaktiva tertentu cenderung untuk tidak
memanipulasi atau mencuri aktiva yang menjadi tanggungjawabnya karena ia tahu
bahwa ada oranglain yang mencatatnya atas aktiva tersebut. Di lain pihak,
pegawai yang menyelenggarakan tidak mempunyai alas an untuk membuat catatan
yang tidak benar, karena aktiva yang bersangkutan berada di tangan orang lain.
Prinsip ini hanya dapat di terobos melalui persekongkolan.
Pemisahan
tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan
Pertanggungjawaban
atas transaksi yang berkaitan atau bagian-bagian dari transaksi yang berkaitan
harus ditetapkan pada orang-orang atau bagian-bagian dalam perusahaan, sehingga
pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa (di check) oleh orang lain.
Cara seperti ini tidak perlu mengakiibatkan duplikasi pekerjaan, karena pegawai
tidak perlu lagi mengulangi pekerjaan yang telah dilakukan oleh orang lain.
Sebagai contoh, dalam suatu transaksi pembelian, pekerjaan pembuatan pesanan
pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran kepada pemasok, harus di tangani
oleh orang atau bagian yang berbeda. Cara seperti ini dilakukan agar barang
yang diterima benar-benar di checkmengenai jumlah dan kualitasnya, dan agar
semua faktur pembelian di periksa dahulu ke3benaran sebelum dibayar. Selain itu
cara seperti ini dapat dihindariterjadinya pembelian barang untuk keperluan
pribadi si pegawai dan pembayaran atas faktur palsu.
Penggunaan
peralatan mekanis (jika memungkinkan)
Apabila
keadaan memungkinkan, sebaiknya perusahaan menggunakan peralatan mekanis,
seperti kas register, check protector, mesin pencatat waktu, dan peralatan
mekanis lainnya. Kas register yang memiliki pita pencatatan terkunci di
dalamnya, akan mencatat semua transaksi penjualan tunai. Cek protector yang
dapat membuat perforasi mengenai jumlah rupiah setiap check, akan bermanfaat
untuk menghindari terjadinya penggantian angka rupiah pada cek. Mesin pencatat
waktu akan mencatat dengan tepat saat
pegawai mulai masuk kerja dan meninggalkan pekerjaan.
Pelaksanaan
pemeriksaan secara independen
Apabila
suatu sistem engendalianintern telah dirancang dengan baik, penyimpangan tetap
mungkin terjadi sepanjang waktu. Apabila terjadi penggantian karyawan atau
karyawan sedang kelelahan, maka prosedur yang telah ditetapkan akan di abaikan
atau dilangkahi. Maka dari itu perlu pengkajian ulang secara teratur, untuk
memastikan bahwa prosedur-prosedur telah di ikuti secara benar. Pengkajian
ulang ini harus dilakukan oleh pemeriksa intern, yang tidak terlibat langsung
dalam operasi perusahaan. Apabila pemeriksa intern berkedudukan independen,
maka ia dapat melekukan evaluasi mengenai efesiensi operasi secara menyeluruhdan efektif tidaknya
sistem pengendalian intern.
Selain diperiksa oleh pemeriksa
intern, perusahaan juga diperiksa oleh angkutan public yang bertindak sebagai
pemeriksa ekstern. Akuntan public melakukan pengujian atas catatan akuntansi
perusahaan dan melakukan prosedur pemeriksaan lainnyauntuk member pendapat
apakah laporan keuangan yang diterbitkan oleh perusahaan telah disajikan sesuai
dengan prinsip-prinsip akantansi yang
diterima umum. Pekerjaan petama yang dilakukan oleh angkutan public, sebelum ia
melakukan pemeriksaan, ialah melakukan evaluasi apakah sistem pengendalian
intern yang diterapkan perusahaan telah berjalan secara efektif.
PENGENDALIAN
INTERN TERHADAP KAS
Pengendalian
intern yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk
melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Dalam merancang
prosedur-prosedur tersebut hendaknya di perhatikan tiga prinsip pokok
pengendalian intern. Pertama,harus terdapat pemisahan tugas secara
tepat,sehingga petugas yang bertanggung jawab menangani transaksi kas dan
menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatat transaksi kas. Kedua,
semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara
harian.ketiga,semua pengeluaran kas hendaknya di lakukan dengan menggunakan
cek, kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk
menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas kecil. Pembahasan tentang kas kecil
akan di uraikan pada bagian lain dalam bab ini.
Prinsip pertama diperlukan agar
petugas yang bersangkutan dengan transaksi kas tidak dapat dengan mudah
melakukan penggelapan kas, kecuali mereka bersekongkol. Prinsip ke dua
dirancang agar petugas yang menangani kas tidak mempunyai kesempatan untuk
menggunakan kas perusahan untuk keperluan pribadi. Prinsip ke tiga (semua
pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek) selain merupakan akibat prinsip ke
dua,juga di maksudkan agar semua transaksi kas memiliki pencatatan yang
terpisah dan dilakukan oleh pihak diluar perusahan (ekstern). Hasil pencatatan
yang dilakukan oleh bank dituangkan dalam laporan bank yang dapat dijadikan
konfirmasi atas catatan yang dilakukan oleh perusahan.
Prosedur-prosedur yang digunakan
untuk menagawasi kas, bisa berbeda antara peusahan yang satu dengan perusahan
lainnya. Hal ini tergantung pada berbagai factor, sepeti besarnya perusahan,
jumlah karyawan, sumber-sumber kas, dan sebagainya. Oleh karena itu hendaknya
dipahami bahwa prosedor-prosedur yang akan di uraikan da bawah ini hanyalah
mer4upakan sekadar contoh darai praktek yang banyak digunakan pada berbagai
perusah.
PENERIMAAN
KAS DARI PENJUALAN TUNAI
Penerimaan
kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui
kas register pada saat transaksi penjualan terjadi. Untuk menjamin bahwa angka
rupiah yang di masukan (dicatat) ke dalam kas register sesuai dengan harga jual
yang sesungguhnya, maka kas register harus ditempatkan pada loket kasir
sedemikian rupa, sehingga dapat yterbaca oleh si pembeli. Selain itu petugas
diwajibkan untuk menjalankan mesin kas register yang ditandai dengan keluarnya
bunyi “kring” sebagai tanda bahwa mesin telah mencatat data yang dimasukkan ke
dalamnya. Hal terakir yangt perlu diperhatikan adalah merancang kas register
sedemikian rupa,sehingga mesin kas register hanya dapat dibuka oleh yang
bewenang. Hal ini di maksudkan agar catatan dalam kas register bisa dipercaya
karena tidak mudah diubah oleh sembarang orang dan bersifat permanen. Banyak
perusahan yang menghubungkan ke registernya lansungke komputernya.komputer di
program agar mencatat data yang di oleh petugas penjualan ke dalam ksa
register, lansung ke catatan akuntansi.
Cara
lain yang sebenarnya sudah agak kuno ialah dengan menempatkan gulungan kertas
pencatat dalam kas register. Pada setiap jam tertentu, petugas pemeriksa
membuka ke catatan akuntansi.seperti telah di atas pemegang kas harus dioisahkan
dari petugas
Tidak ada komentar:
Posting Komentar